Gambaran Sistem Informasi mempengaruhi Kehidupan

Gambaran Sistem Informasi mempengaruhi Kehidupan

Pada tahap awal perkembangan komputer , semua pemrosesan komputer berdasarkan batch-nya (Kelompoknya). Tehnisnya organisasi mengumpulkan tumpukan traksaksi lalu diolah pada suatu waktu, kemudian dicatat kedalam media computer yang dapat dibaca, seperti pita magnetik. Selanjutnya secara fisik dibawa kepusat Komputer dan seluruh persedian diperbaharui melalui pemrosesan dimana tumpukan data harian ditambah master file persediaan komputer. Baru setelah itu menghasilkan laporan.

Arti Penting Perlunyasebuah Sistem Informasi

1.Meningkatnya Kebutuhan masyarakat (konsumen) Tiap hari, terhadap kebutuhan Pokok dan kebutuhan pelengkap lainnya.

2.Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan di masyarakat

3.Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan.

4.Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya.

5.Kecenderungan Manusia Modern mencari alternatif untuk cadangan masa depan.

6.Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi.

7.Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi.

8.Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah interprestasinya dan dituntut setiap hasil pekerjaan untuk bisa cepat , cerdas, akurat dan segera bisa dimanfaatkan.

9.Persaingan dunia Usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia.

Contoh : Sebuah Perusahaan rokok. Saat pertama didirikan manajer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembang dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manajer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia,material, marketing, keuangan dll. Yang membutuhkan penanganan yang maksimal dan itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada di seluruh dunia. Maka pentingnya sebuah pengelolaan informasi pada perusahaan rokok tersebut mutlak diperlukan.

Menurut McLeod, 1995 ( seorang pakar management ) : Seorang manajer mengelola lima jenis sumber daya utama yaitu :

1.Manusia

2.Material

3.Mesin (fasilitas dan energi)

4.Uang (capital)

5.Informasi ( data )

·         Maka selain mengelola sumber daya fisik, kita juga mengelola sumber daya informasi.

·         Seorang  memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.

·         Setelah informasi tersebut tidak lagi bermanfaat, membuang atau menyimpan (sebagai arsip) informasi tersebut dan menggantinya dengan yang baru.

¯Sehingga seluruh aktivitas tersebut mulai dari :

Memperoleh informasi

menggunakannya seefektif mungkin

dan membuangnya/menyimpan pada saat yang tepat disebut œ

MANAJEMEN INFORMASI œ

Dampak Perubahan Dunia Global

Beberapa tahun yang lalu sedikit sekali organisasi yang memiliki kepedulian terhadap informasi termasuk bagaimana memperolehnya, mengelola dan mendistribusikan kedalam seluruh organisasi. Namun karena adanya perubahan lingkungan bisnis, maka organisasi bisnis tidak bisa mengabaikan sistem informasi, terdapat kekuatan yang menjadi pendorong perubahan tersebut :

1.Perubahan ekonomi secara Global ( the emergence and strengthening of the global economy) sehingga terjadi :

a.Manajemen dan pengendalian pada berbagai tempat dibanyak negara.

b.Tingkat persaingan di pasar dunia

c.Unit-unit usaha yang berada di lintas negara

d.Sistem pengiriman produk antar negara.

2.Perubahan ekonomi industrial è elemen penting yang sangat berpengaruh terhadap perubahan ekonomi adalah :

a.Pengetahuan dan informasi yang didasarkan atas nilai ekonomi.

b.Produktivitas

c.Produk dan jasa-jasa baru

d.Kepemimpinan

e.Persaingan berdasarkan waktu

f.Siklus hidup produk yang lebih pendek

g.Basis pengetahuan karyawan yang terbatas.

3. Perubahan Lingkungan Bisnis juga berpengaruh pada cara mengorganisir dan mengelola Perusahaan, sehingga dengan Teknologi informasi cara menciptakan nilai (hasil produksi barang dan jasa) juga berubah.

PadaPerusahaan Tradisional umumnya :

1.Hirarki (jabatan yang berurutan)

2.Sentralistis

3.Pengelolaan struktur yang ditandai dengan prosedur operasi standart.

è Perubahanya pada Perusahaan :

a.struktur organisasi yang mendatar

b.Desentralisasi

c.Fleksibilitas

d.Kebebasan lokasi

e.Biaya transaksi dan koordinasi yang rendah

f.Pemberdayaan

g.Kerjasama team.

Siklus Hidup Sistem Informasi

Siklus hidup pengembangan sistem informasi merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem . Siklus hidup pengembangan sistem informasi menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem informasi . Dengan demikian dalam membangun sistem informasi maka sejumlah tugas yang harus diselesaikan.

Suatu pengembangan sistem akan terlalu besar untuk dikerjakan bila tanpa sistem pengendalian. Pengendalian ini diperlukan terhadap bidang-bidang seperti fungsi, anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas. Untuk menjamin agar suatu sistem dapat dibangun berdasarkan fungsi yang dipersyaratkan, dalam batas anggaran yang sudah disediakan dan memenuhi jadwal waktu yang telah ditentukan serta mencapai kualitas yang diinginkan, maka sejumlah titik pengecekan amat diperlukan, dimana titik pengecekan ini menjamin agar pekerjaan dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat, dengan kata lain titik pengecekan merupakan kunci pengendalian di dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi. Keputusan manajemen dilakukan oleh steering committee atau oleh seorang manejer senior di dalam lingkup pemakai sistem.

Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan (investigasi atau survey, analisa, desain, pembuatan dan implementasi, pemeliharaan) dan dievaluasi secara terus-menuerus untuk menetapkasn apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini:

Siklus Hidup Sistem Informasi

1. Fase / Tahap Perencanaan

Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang melaksanakan.

Tahap perencanaan menjadi penting karena:

         Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci.

Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada layar monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya

         Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.

         Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam organisasi.

         Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam organisasi.

Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:

         Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

         Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

         Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen.

         Mendukung proses evaluasi.

         Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka panjang.

Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.

Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun ekstern , kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen.

Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah proyek tersebut layak atau tidak untuk dilanjutkan.

a. Usulan

Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:

-           Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional yang tinggi.

-           Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.

-           Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.

b. Keputusan Manajemen

Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab), keamanan data, hubungan dengan pelanggan .

c. Kerangka acuan kerja

Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim yang dapat terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan kerja yang menyangkut :

-           latar belakang

-           Maksud dan tujuan

-           Sasaran proyek

-           Ruang lingkup pekerjaan

-           Jangka waktu pelasanaan

-           Prioritas pekerjaan

d.         Anggaran (Dana)

Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan yang tidak terduga.

e.         Penunjukan tim pelaksana

Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

f.          Menilai kelayakan proyek

Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis. Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).

         Kelayakan Operasional

Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang ditawarkan, pelayanan purna jual / pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas system baru.

         Kelayakan Teknis

Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan serta sistem keamanan data.

         Kelayakan ekonomis

Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem tersebut.

2. Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hudup Pengembangan Sistem Informasi yang tahapannya terdiri dari enam

langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam melaksanakan tidak harus kaku namun dapat disesuaikan kebutuhan .

Tahapan utama pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

         Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.

         Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.